Zwei Tage im Betrieb, moderierter Durchgang von der Anfrage bis zur Rechnung einschließlich Mahnwesen. Ergebnis ist ein Bericht mit euren Zahlen. Kein Muss — aber oft ein sinnvoller erster Schritt, wenn noch offen ist, wo sich Technik lohnt.
Ab welcher Summe wird vorgelegt, ab welcher Entfernung nicht mehr angeboten, wie wird im Betrieb gesprochen — diese Angaben braucht jede Umsetzung. Oft lassen sie sich im Gespräch klären. Wo das nicht reicht, hilft die Betriebsanalyse.
Das System wird ausgewählt, die Abläufe richten sich danach.
Erst wird aufgenommen, was tatsächlich passiert. Danach steht fest, wo Technik sich lohnt.
Mit den Personen, die die Abläufe verantworten. Der Bericht folgt danach.
Jeder Schritt von der Anfrage bis zur Rechnung — mit Zuständigkeit, System, Häufigkeit und Zeitaufwand je Vorgang.
Hochrechnung auf ein Jahr, bewertet mit den Stundensätzen eures Betriebs. Eure Zahlen, nicht Branchenwerte.
Wer macht was, wer entscheidet, ab welcher Grenze wird vorgelegt. Das ist später die Grundlage jeder Freigaberegel.
Was im Betrieb gut läuft, was Sorgen macht, was von außen kommt — Fristen, Nachfolge, Fachkräfte, Auftragslage.
Konkrete Ansätze, jeweils dem Nutzen zugeordnet, den sie bringen: Einsparung, Mehrwert oder Qualität.
Sortiert nach Aufwand und Wirkung. Die Reihenfolge legt ihr fest.
Drei Arten von Nutzen, getrennt ausgewiesen. Eingesparte Zeit und zusätzlicher Umsatz sind verschiedene Größen und werden nicht miteinander verrechnet.
Aufwand bei administrativen Tätigkeiten, der sich direkt beziffern lässt.
Leistung, die erbracht, aber nicht abgerechnet wird — und Aufträge, die knapp verpasst werden.
Lässt sich nicht in Euro ausdrücken — wirkt im Alltag oft am schnellsten.
Prozesslandkarte, Aufwandsrechnung, Handlungsfelder und Priorisierung.
Aus der strukturierten Aufnahme entstehen Unterlagen, die ihr unabhängig von einer Umsetzung behaltet.
Die Basis, um zu entscheiden, ob und womit ihr anfangt.
Prozesslandkarte von der Anfrage bis zur Rechnung · Verantwortungs- und Vertretungsmatrix · Freigabe- und Wertgrenzenregelung · Risiko- und Chancenregister · Ablage- und Dokumentenrichtlinie · Einarbeitungsleitfaden · Qualifikations- und Fristenmatrix · Kennzahlenübersicht · Mängel- und Schadensverfahren.
Nutzbar auch unabhängig von einem KI-Vorhaben — etwa zur Einarbeitung und Vertretung.
Auf Basis der Analyse entsteht ein Umsetzungsvorschlag, der je Maßnahme beziffert: welcher Anteil des heutigen Aufwands tatsächlich entfällt, welche einmaligen Kosten für Einrichtung, Anbindung und Schulung anfallen, welche laufenden Kosten es gibt — und wann sich das rechnet.
Ein erstes Gespräch ist unverbindlich — ehrlich und auf Augenhöhe.